传统的文档管理方案

面对需要整理的文件，企业一直在寻找文档管理的解决方案，从简单的邮件归档发展成完整的电子文档管理系统。

不幸的是大多数解决方案并不是非常实用，因为他们与公司的管理系统集成度太低。我遇到的大多数解决方案的结果是 只有少部分人使用系统，而不是全部人。

这其中最主要的原因是一个文档管理系统没有把雇员额外的工作也集成了。 例如：销售人员最好可以将客户每次的确认都存档到系统里面，这意味着仅仅为这些确认就多了 相当沉重的额外工作量：

  1. 查收/查阅来自客户的邮件，
  2. 桌面操作发送邮件及邮件附件，
  3. 直接连接ERP系统进行单据流程管理，
  4. 连接文档管理系统，
  5. 优化文档存储位置，
  6. 如果订单不存在就为客户创建一个目录，
  7. 从桌面复制文件到文档管理系统。

为了处理一个简单的订单确认操作竟要如此繁复的步骤。你就可以理解为什么企业在文档管理系统上付出那么多的努力 和成本但是系统还是难以用起来的原因。

Tip

免费文档管理系统

有很多的免费的文件管理系统，其中比较最有名的有：:

将公司的文档和文档管理系统保持同步是非常困难的。例如，当客户改变了他的住址， 用户需要在管理软件里修改相关的资料，但是通常情况并没有在文档管理系统更改。

此外如果这两个系统是相互独立的，那么用户必须在两个储存结构相同的系统添加相同数据， 在几个月以后你很快就发现文档管理系统脱离了公司的管理系统了。例如你将很难知道最近经常使用的文件，例如员工汽车 租赁文档存放在哪里。

Also, document management systems are typically very complex because they must manage user access rights in just the same way as those that are available in the company management system. This means that you have to enter the same sort of data about access rights twice for the system administrators.

You will see that the total integration of OpenERP’s document management system with the main company management system, and plugins to Outlook and Thunderbird email clients, offers an elegant solution that addresses these problems.