账簿

所有的会计分录需要由会计帐簿来显示。因此您应该为销售发票创建销售分类帐， 为客户退货创建销售红字分类账, 为供应商发票创建采购分类帐， 为供应商欠条创建采购红字分类账以及为银行业务创建一个银行分类账。

配置账簿

要查看，编辑或创建新分类帐，使用菜单 Accounting ‣ Configuration ‣ Financial Accounting ‣ Journals ‣ Journals.

定义会计分类帐

蓝色字段均为必填字段。当您选择了分类帐类型，将被预置一些配置参数。 分类帐类型告诉系统有关分类帐可用于何处。

每一分类帐都有显示数据的特殊方式。 分类帐类型决定分类帐视图，也就是表明哪些字段需要显示出来和输入会计数据。视图确定字段的顺序和每个字段的属性。 比如, 字段 Statement 在银行分类帐录入数据时会出现，但不会出现在别的分类帐中。

您还可以创建自己的分类帐视图。 然而，在创建新的视图前，最好检查一下有没有已经定义的类似的视图。您应该仅为新分类帐类型创建新的视图。

您可为每一分类帐创建序号。 这个序号为会计分录自动设定号码。 如果您想将多个分类帐定义成使用同一个序号（如果您允许这么做），它们可以使用同一套序号。

Tip

序号编码

序号可通过 Settings ‣ Configuration ‣ Sequences & Identifiers ‣ Sequences 创建。 默认情况下， OpenERP 的分类帐定义中仅有一个序号。 如果您需要在分类帐中保存两个不同的序号，您可安装 account_sequence 模块。

当您通过 Journal Items 录入数据时，默认贷方或借方科目可自动生成对方分录。 在一些分类帐中，借方科目或贷方科目是强制性的，比如在银行日记账中您必须写入相关的银行科目，这样你就不必手动创建每个业务的对应科目。

一个分类账可以标记为集中式的。当您这样做时，相匹配的分录不仅被每张凭证拥有，而且针对给定的分类账和会计期间是全局性的。当您在其中一个分类账中将贷方行和借方行做了集中式标记后，这意味着贷方和借方会在同一行上显示。这个选项常用于开账分录。

Note

银行日记帐，容易配置

在您定义您公司的银行帐户事可自动创建银行日记帐。到 Accounting ‣ Configuration ‣ Financial Accounting ‣ Accounts ‣ Setup your Bank Accounts， 这里您可创建您公司银行帐户的银行帐号或IBAN号。 录入银行名称，那么当您保存时，您的银行日记帐会连同银行名称和科目代码一起自动创建， 这家银行的总帐帐户也会创建。

数据录入的控制和提示

在OpenERP中您有两种方式可以控制分类帐————科目控制和组用户权限控制。除了这些控制之外，您也可启用所有的标准用户权限管理。

为避免在错误的科目中录入会计数据，您可以在总帐科目中设置哪些分类帐可以使用给定的会计科目的条件。 要做到这一点，你必须在第二个页签 Entry Controls 中列出所有有效的科目或科目类型。 如果您没有在此添加任何科目， OpenERP 在分类帐中的会计科目是没有任何约束的。 如果您列出在分类帐中可以使用的科目以及/或科目类型， OpenERP 阻止您使用任何不在该列表中的科目或科目类型。 这一校验步骤从您录入数据时开始， 您仅可选择允许的科目或科目类型。

这一功能通过分类帐中可以使用的科目可限制数据录入中发生错误的可能性。

Tip

数据录入控制

在帐务处理过程中，允许直接从银行A到银行B的会计分录不是一个好主意。如果您录入了银行A直接到银行B的会计分录，则这个分录会被记账两次。

要避免这个问题，通过中间科目C，在数据录入时，系统检查银行分类帐中可接受的科目类型: 只有非 Bank 类型的科目才会被接受。

如果您的财务人员定义了这种特性，则非会计人员不可从一个银行帐户划款到另一银行帐户，这可降低风险。