没有压力的生产力的艺术

现你可通过查看ERP提供的一些工具,稍放下单纯的企业管理,来加强你的个人时间管理.这不算绕行,因为良好的组织是你每日工作中 提高生产力的关键.

OpenERP的项目 project_gtd 模块 灵感来自两本有效时间管理为主题的书:

  • 《Getting Things Done》—无压力环境下提高生产力,戴维艾论著(2001).大部分参考了他本人在2005年草拟的 GTD, 这本书围绕人应该列出未完成任务,然后在一可靠的系统中储存这些任务的细节.
然后他们无须将这些任务记在脑中,他们可以很确定,这些事情已安全记录,他们可让自己放松,并将时间和经历系统 集中在处理任务上.
  • 《The 7 Habits of Highly Effective People》— 高效能人士的七个习惯(1989): 作者(Stephen R. Covey)建议 组织使用这些实践条例,并在组织中报告生产力提高的结果。

Note

有效安排时间

《Getting Things Done》 — 尽管去做 (David Allen)，企鹅书籍，纽约，2001,267页。(ISBN : 978-0142000281) 见网址：http://davidco.com

《The 7 Habits of Highly Effective People》 — 高效能人士的七个习惯(Stephen R. Covey), Free出版社, 1989, 第15期周年改版：2004,384页(ISBN : 978-0743269513)

Tip

自我解压!

将混乱思维的任务理清，将其记录在一个有序的系统中。这能使你快速自我解压，并以最好的方式组织工作开展。

若你因工作负荷倍感压力，按以下方法来告诉自己它的好处。 拿出几页空白纸，将在你脑中要做的事情写下来。 每项工作的下一步用邻近线连接，并在上面标注你要承诺自己完成的时间。

在这个练习的最后，你会觉得做事更有条理，压力和忧虑大大减小。

在这绕行中的目标不是为了具体补充丰富方法论，而是为了介绍 OpenERP项目模块 project_gtd 的辅助工具。

并非所有急事必然是重要的

相对于基础OpenERP系统，模块的第一个调整就是将紧急性和重要性的概念区分开来。工作任务不再按单一的标准分类而是 由两个标准分类，使你在一张列表中看出同具紧急性和重要性的任务。

很多工作任务重的管理者只用紧急性来作为区分工作优先性的方法。其中的问题在于怎样为大多数的工作作计划（如中期目标）。这些工作不紧急但却非常重要。

Note

紧急性和重要性区别举例

如果你组织能力强，紧急的任务通常可以(通常应该)被安排在重要任务之后。从平时的生活中取一例子: 安排时间和你的孩子一起的例子

对于大多数人来说，此项任务是重要的。但是如果你的职业生活很忙碌。每日每周都被没完没了的紧急任务所填满。 即使你将时间安排的很好，几个月过去你仍然没有安排和你的孩子在一起的时间，因为见他们尽管很重要，但是却不像你的 工作那么紧急.

在Open ERP程序中，紧急性由任务的截止期限 Deadline 决定，重要性由优先顺序 Priority 决定。任务的分类由两个因素决定。 最重要和最紧急的任务显示在表格顶端。

有条不紊地组织你的生活

在此部分展示了运用环境联系和时间盒概念来安排自己的方法学

相关环境因素

环境联系是指你要处理某项任务的工作环境。例如你可以为下列环境联系作定义:

  • 办公室 : 在你工作场所要完成的任务（如打给客户电话或起草一份文件）,
  • 车 : 要四处奔波的任务（如购物或去邮局）,
  • 旅行 : 你在出差时在飞机或火车上完成的任务（如写一部作品，或分析一样新产品）,
  • 家 : 在私人住处完成的任务（如找一家清洁商户或割草）

员工/系统用户可通过菜单 项目 ‣ 配置 ‣ 任务 ‣ 环境因素 Project ‣ Configuration ‣ Tasks ‣ Contexts 来创建自己的相关环境困素.

时间盒

而后你需要为时间盒作定义。你必须完成在时间盒规定的时间间隔中完成任务。你经常通过以下时间段来为时间盒作定义。

  • 今天 : 今天必须完成的任务,
  • 本周 : 本周必须完成的任务,
  • 本月 : 本月必须完成的任务,
  • 长期 : 一个月之后要完成的任务.

一项任务一次只能放在一个时间盒里。

你必须将时间盒和完成任务的最后期限区分开来，因为任务最后期限是由项目管理者制定的，而时间盒是关于个人的任务。

为你公司的时间盒下定义，要用菜单 项目 ‣ 配置 ‣ 任务 ‣ 时间盒 Project ‣ Configuration ‣ Tasks ‣ Timeboxes.

方法和迭代过程

为有效开展你的任务，OpenERP软件在以下系统及迭代过程基础上使用方法:

#. 确定你要完成的所有任务，包括让你晚上失眠的所有事情，将其输入 任务 中，在菜单 项目 ‣ 项目 ‣ 任务 Project ‣ Project ‣ Tasks 里。

  1. 定期将任务进行分类，为任务指定环境联系和时间盒。同时也指定了任务执行的时间和地点。若一项任务要花少于十分钟的时间，那么这项任务可以很快处理好。

  2. 每天开展以下工作步骤:

    • 早上的第一件事，从最近一周的时间盒里选择你今天想完成的任务。这些任务按照重要性和紧急性排列，所以 你要从表格的最上方选择任务,
    • 执行每项任务，也就是说，你自己完成任务或者将任务委托给另一位用户,
    • 在一天结束的时候要做的就是清空当日的时间盒，并将未完成的任务放至周时间盒.

  3. 每周每月按照各自的时间盒重复相同的步骤

Tip

不要将 议程 和 时间盒 混淆

时间盒和议程是不同的。某些任务，例如会议，必须在指定的时间完成。 所以这样的任务不能由时间盒系统管理，而要由议程管理。

最理想的就是将最小的事放在议程上，并将有明确日期的任务放在议程上。 时间盒系统对于处理多项任务来说更加灵活有效。

所以由输入项目所需的所有任务开始。 这些任务可能已由其他用户输入，并分配给你。 将那些在恼人的任务进行编码很重要，就将他们从你脑中除去。任务可能是:

  • 待完成的工作,
  • 短期, 中期或长期目标,
  • 一个还未分配任务的项目.

几天的项目或目标可在一单项任务中概括。如果你很清楚操作步骤，就不必细化每项操作.

你必须定期清空你的任务。使用菜单 项目 ‣ 项目 ‣ 任务 Project‣ Project ‣ Tasks 为每项任务安排时间盒和环境联系。这个步骤用不了一分钟的时间， 你只是将他们分配，并不是完成任务本身

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今天所要完成任务的时间盒

点击顶端右方的 Plannify Timebox .你从包含每周任务的时间盒中选择当天要完成的任务。通过这项操作你可对中期要完成的 任务和目标有整体了解，并让你每天至少回顾一次。然后你根据你任务的先后顺序来分配时间。

任务是按先后顺序分类的，可直接从列表最上方选择任务，一天忙上几个小时。这个步骤只需要一分钟，因为选择无关你未来的 任务，而只是最近一周任务的选择。

时间盒已设定好，你就可以开始你一天的工作。每项任务，你可对其设定开始，删除，结束，取消.

下班后你可点击顶端右边按钮 清空时间盒 。所有未完成的任务将放回周时间盒，并归类到第二天早上计划要完成的任务列表中。

使用相同的原则对每周每月的任务作计划，但要为每个时间段设置合适的时间盒。

令人信服的结果

经过一段时间这种方法的运用，用户报告了以下进展:

  • 被遗漏的任务和目标减少,
  • 压力减小，人们对其所在处境控制更强,
  • 日常开展的工作类型的先后顺序的改变,
  • 以更长远的时间管理角度来看任务和目标的重要性和紧急性,
  • 更好地管理所有任务，对任务进行筛选,

最后，注意这个系统完全和OpenERP的项目管理功能完全集成在一起。工作人员可以根据自己的需要决定是否使用该系统。 该系统是对OpenERP的项目管理功能的补充，用于对团队的组织以及对公司的规划.