会计年度的启用和结账

在会计年度结束时，您必须将该年度的期末余额结转成新的会计年度的期初余额。 OpenERP允许您自动生成该分录。您可以多次结转期初余额，因为一次就关闭一个会计年度是不可能的。由于余额会变化因此需要相应修改开账分录。新的余额可很容易地通过一个向导结转，因此您不必记住在以前会计年度中的每一次修改。

Note

OpenERP会计

以下步骤对您已经在OpenERP中具有一个有会计凭证的会计年度有效。

在一个已有的 OpenERP 配置中，逐步启用一个新的会计年度

在为您的每个科目生成期初余额之前，您需要经过多个步骤。

  1. 创建新的会计年度

创建新的会计年度在 定义一个会计期间或者会计年度 中有详细解释。

  1. 定义一个打开的会计期间

通过菜单 Accounting ‣ Configuration ‣ Financial Accounting ‣ Periods ‣ Periods 为一个您想打开的会计年度创建新的会计期间 (假设会计期间没有自动生成)。确保会计期间联系上了新定义的会计年度。 选择 Opening/Closing Period 选项框标明 该会计期间用于期初分录。两个日期通常和您的会计年度的第一天相同(比如 01/01/YYYY).

  1. 检查科目类型

生成期初分录之前，确认检查过定义的科目类型，具体说是科目的结转方式， Deferral Method. 结转方式决定了是否和如何将余额结转到新的会计年度。有四种可能的结转方法：不结转, 余额结转, 明细结转, 未核销部分结转。

结转方式 动作
None 不结转 (常用于损益类科目)
Balance 仅结转科目余额(通常是有余额的科目)
Detail 所以分录都结转，包括已核销分录
Unreconciled 仅结转在新会计年度第一天核销后余额(典型的如应收应付科目)
  1. 检查科目与科目类型之间的联系

检查是否每个科目都设置成了正确的科目类型以避免生成错误的期初分录。

  1. 创建一个 Opening/Closing Journal

通过菜单 Accounting ‣ Configuration ‣ Financial Accounting ‣ Journals ‣ Journals。 创建一个新的分类账来存放期初分录。 请务必遵守以下规则:

  1. Type 应为 Opening/Closing Situation。
  2. Standard debit/credit account 应为类似“140000 Benefits”。
  3. Centralised counterpart 当你选择分类账类型时会自动选上，以避免在每一行上有副本，并代替相应的开账科目的一个解放和贷方分录。
  4. 在保存时会自动创建 Entry Sequence 。

生成期初分录

OpenERP提供了一个向导以根据您实际的帐簿自动生成期初分录。在菜单 Accounting ‣ Periodical Processing ‣ End of Period ‣ Generate Opening Entries。

在向导中，输入您想结转余额的会计年度 (Fiscal Year to close)。 然后选择 New Fiscal Year (您要生成期初分录的会计年度)。 您还必须选择提交期初分录的帐簿和会计期间。会生成默认的期初分录摘要，当然您也可以输入您自己的摘要，比如 “YYYY年期初分录” 。 最后您点击 Create 按钮即可根据您的设置生成期初分录。

要检查自动生成的草稿状态的期初分录，通过菜单 Accounting ‣ Journal Entries ‣ Journal Entries . 点击 Unposted 按钮可过滤出仅草稿状态的分录。打开相应的分录并校验数据。点击 Post 按钮确认分录。

Note

上一年度有变化

只要审计工作还在进行，就有可能在已关闭的会计年度中增加额外的分录。要自动获得正确的余额，OpenERP允许您使用 Cancel Opening Entries 向导，这个向导会自动取消已经存在的期初分录。

要更新余额显示正确的结果，需要您再次运行 Generate Opening Entries:guilabel: 向导，新的期初分录将包含正确的余额。这样，您可根据需要多次生成期初分录。

会计年度结账

要关闭一个会计年度，使用菜单 Accounting‣ Periodical Processing ‣ End of Period ‣ Close a Fiscal Year. 一个向导会询问您将关闭的会计年度的信息。

一旦关闭了一个会计年度，您将不能在该年度中新增或修改任何业务。因此切记务必在关闭会计年度前备份数据库。关闭会计年度并非强制性需要，并且当您的会计报表已经交给法定当局，而且不再做任何修改后，您可以在下一年度中任何时候做这件事情。

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关闭会计年度

逐步启动会计年度

一旦您决定使用OpenERP中的会计模块，您就拥有了一个会计系统，您应该输入您的期初余额和未结分录到OpenERP中。请确保您按配置一章所言初始化好您的会计模块。下面我们简单讲解有关起初余额和未结分录的配置。

  1. 创建新的会计年度

创建新的会计年度在 定义一个会计期间或者会计年度 中有详细解释。

  1. 定义一个打开的会计期间

通过菜单 Accounting ‣ Configuration ‣ Financial Accounting ‣ Periods ‣ Periods 为一个您想打开的会计年度创建新的会计期间 (假设会计期间没有自动生成)。确保会计期间联系上了新定义的会计年度。 选择 Opening/Closing Period 选项框标明 该会计期间用于期初分录。两个日期通常和您的会计年度的第一天相同(比如 01/01/YYYY).

  1. 检查科目类型

生成期初分录之前，确认检查过定义的科目类型，具体说是科目的结转方式， Deferral Method。 结转方式决定了是否和如何将余额结转到新的会计年度。有四种可能的结转方法：不结转, 余额结转, 明细结转, 未核销部分结转。

结转方式 动作
None 不结转 (常用于损益类科目)
Balance 仅结转科目余额(通常是有余额的科目)
Detail 所以分录都结转，包括已核销分录
Unreconciled 仅结转在新会计年度第一天核销后余额(典型的如应收应付科目)
  1. 定义科目表

检查科目表中的每一个有余额的科目是否设置成正确的科目类型。我们建议您定义一个或多个临时科目来结转上以会计年度的未清分录。为每一临时科目勾选 Reconcile ，因为他们的余额将为0。

  1. 创建一个 Opening/Closing Journal

通过菜单 Accounting ‣ Configuration ‣ Financial Accounting ‣ Journals ‣ Journals。 创建一个新的分类账来存放期初分录。 请务必遵守以下规则:

  1. Type 应为 Opening/Closing Situation。
  2. Standard debit/credit account 应为类似“140000 Benefits”。
  3. Centralised counterpart 当你选择分类账类型时会自动选上，以避免在每一行上有副本，并代替相应的开账科目的一个解放和贷方分录。
  4. 在保存时会自动创建 Entry Sequence 。
  1. 为未结分录创建一个采购和/或销售帐薄

我们建议您分别创建采购和销售分类帐以便存入您以前的会计系统中未清分录，这将有助于您轻松跟踪您的期初分录。

通过菜单 Accounting ‣ Configuration ‣ Financial Accounting ‣ Journals ‣ Journals. 创建一个新的采购和销售分类帐类记录未清分录，请务必遵守以下设定：

  1. Type 应为 Purchase or Sales.
  2. Entry Sequence 会在保存时自动生成。

现在您可以根据自己在年末的未清分录录入客户和供应商往来。

通过菜单 Accounting ‣ Customers ‣ Customer Invoices 录入您的未清销售分录。要录入您的未清的采购分录，通过菜单 Accounting ‣ Suppliers ‣ Supplier Invoices.

我们建议您使用临时科目来代替费用或收入科目。实际上，您的费用和收入科目在上以年度末已经被结转过了，没有必要结转它们的余额到下一年。上一年度的未清分录应该不会包含VAT（增值税）分录；仅包含客户应付给您的余额，或是您应该支付给供应商的余额。

  1. 录入期初余额 (其他分录)

对每一个需要重新打开的科目在分类帐中录入科目数字（借方或贷方），要这样做，得通过菜单 Accounting ‣ Journal Entries ‣ Journal Entries 并选择其他分类帐。

Tip

导入

如果您从其他会计软件中转出科目余额表的话，您还可以使用的OpenERP的通用导入工具。